соглашение об использовании электронных документов ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
Общество с ограниченной ответственность «КИБЕРКОМ», в лице Генерального директора Боташевой Люазы Зауировны, действующей на основании Устава (далее – «Сторона-1»), заключили настоящее Соглашение об использовании электронных документов (далее – «Соглашение») на нижеследующих условиях с любым лицом, присоединившимся к настоящему Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – «Сторона-2»):
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ
5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА
6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
8. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
1.1. Электронный документ (ЭД) – информация в электронно-цифровой форме, пригодная для обработки в программах системы "1С:Предприятие". Электронный документ может быть формализованным и неформализованным.
1.2. Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) – вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.
1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) - вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи
1.3. Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.
1.4. Оператор ЭД – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ООО «Компания «Тензор» и АО «ПФ «СКБ Контур».
1.5. Направляющая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
1.6. Получающая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
1.7. Документ – общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.
1.8. Прямой обмен – обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.
1.2. Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) – вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.
1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) - вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи
1.3. Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.
1.4. Оператор ЭД – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ООО «Компания «Тензор» и АО «ПФ «СКБ Контур».
1.5. Направляющая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
1.6. Получающая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
1.7. Документ – общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.
1.8. Прямой обмен – обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.
2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств по заключенным Договорам на оказание услуг связи.
2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП
2.3. Стороны соглашаются получать следующие электронные документы в приведенных форматах:
- Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от
19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата
представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче
имущественных прав (документа об оказании услуг»)
- Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС
России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры
и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ),
передаче имущественных прав (документа об оказании услуг»);
- Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) (в формате XML, утвержденном
Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»); - Счет на оплату;
2.3.1. Документы, инициированные ООО «КИБЕРКОМ»:
- договорные документы: договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, а также счет без подписания сторонами договора в письменном виде;
- претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
- акты сверки взаиморасчетов;
- письма;
2.3.2. Документы, инициированные контрагентом, направление которых осуществляется через оператора электронного документооборота по регламенту «Письмо»:
- официальные письма и иные документы, направление которых осуществляется в соответствии с договором;
- претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
- письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны)
2.4. Электронный документооборот Стороны осуществляют в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.
2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона № 63-ФЗ (далее – "УЦ");
2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.
2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.
2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП
2.3. Стороны соглашаются получать следующие электронные документы в приведенных форматах:
- Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от
19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата
представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче
имущественных прав (документа об оказании услуг»)
- Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС
России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры
и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ),
передаче имущественных прав (документа об оказании услуг»);
- Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) (в формате XML, утвержденном
Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»); - Счет на оплату;
2.3.1. Документы, инициированные ООО «КИБЕРКОМ»:
- договорные документы: договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, а также счет без подписания сторонами договора в письменном виде;
- претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
- акты сверки взаиморасчетов;
- письма;
2.3.2. Документы, инициированные контрагентом, направление которых осуществляется через оператора электронного документооборота по регламенту «Письмо»:
- официальные письма и иные документы, направление которых осуществляется в соответствии с договором;
- претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
- письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны)
2.4. Электронный документооборот Стороны осуществляют в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.
2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона № 63-ФЗ (далее – "УЦ");
2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.
2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.
3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
3.1. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.
3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т.е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.
3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.
3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.
3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т.е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.
3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.
3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ
4.1. Стороны не позднее 15 дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.
4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.
4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.
4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.
4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.
5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА
5.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.
5.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и, при отсутствии недостатков, осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.
5.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
5.4. При обнаружении ошибок в полученном контейнере Оператор формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей Стороне.
5.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.
5.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее __3__ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.
5.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
5.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
6.8.1. Сформировать ответный Документ, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора – в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.
5.8.2. При несогласии с содержанием Документа – сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.
5.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.
5.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее _5_ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.
5.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и, при отсутствии недостатков, осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.
5.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
5.4. При обнаружении ошибок в полученном контейнере Оператор формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей Стороне.
5.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.
5.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее __3__ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.
5.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.
5.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
6.8.1. Сформировать ответный Документ, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора – в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.
5.8.2. При несогласии с содержанием Документа – сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.
5.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.
5.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее _5_ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.
6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
6.1. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны, а равно если Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны, извещение о получении Документа от Направляющей стороны и/или Оператора Направляющей стороны, и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления согласно п. 2.7. Соглашения и невозможности для Направляющей Стороны получить от Получающей Стороны информацию о причинах отсутствия извещения, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, Стороны считают его оригиналом.
6.2. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым, без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.
6.3. Условия настоящего Соглашения в любое время могут быть изменены в одностороннем порядке путем размещения Соглашения в новой редакции на сайте ООО «КИБЕРКОМ» https://cyber.com.ru/edo/ , при этом заключение отдельного Соглашения с лицом, присоединившимся к Соглашению, а также направление ему специального уведомления, не требуется.
6.2. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым, без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.
6.3. Условия настоящего Соглашения в любое время могут быть изменены в одностороннем порядке путем размещения Соглашения в новой редакции на сайте ООО «КИБЕРКОМ» https://cyber.com.ru/edo/ , при этом заключение отдельного Соглашения с лицом, присоединившимся к Соглашению, а также направление ему специального уведомления, не требуется.
7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
7.1. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
7.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.
7.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.
7.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.
7.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.
8. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ
8.1. Настоящее Соглашение автоматически прекращает свое действие в случае, если хотя бы одна из Сторон на протяжении одного месяца не будет иметь действительного сертификата КЭП, выданного УЦ.
8.2. Сторона имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения, письменно уведомив об этом другую Сторону не менее чем за 30 дней до расторжения Соглашения.